Diese Vereinbarung gilt automatisch mit Abschluss eines Abonnements als Vertragsbestandteil. Stand: 28. Juli 2026.
zwischen dem Kunden («Verantwortlicher») und der NeuraTech AG, Schürmattstrasse 4b, 6331 Hünenberg, Schweiz («Auftragsbearbeiterin», nachfolgend «Synadesk»)
Diese Vereinbarung ist Bestandteil des Vertrags über die Nutzung von Synadesk (nachfolgend «Hauptvertrag») und gilt automatisch mit Abschluss eines Abonnements.
1.1 Synadesk stellt dem Kunden eine digitale Frontoffice-Mitarbeiterin bereit (Chat-Widget auf der Kunden-Website, telefonische Erreichbarkeit mit KI-Stimme sowie – sofern angeboten – In-Browser-Anruf). Dabei bearbeitet Synadesk Personendaten im Auftrag des Kunden.
1.2 Die Vereinbarung gilt für die Dauer des Hauptvertrags. Die Pflichten aus Ziff. 10 (Löschung und Rückgabe) bestehen darüber hinaus, bis die Daten gelöscht oder zurückgegeben sind.
Erhebung, Speicherung, Auswertung und Übermittlung von Daten, soweit dies für folgende Zwecke erforderlich ist:
Keine dauerhafte Audio-Aufzeichnung: Telefon- und Browser-Anrufe werden nicht aufgezeichnet; Audio wird nur flüchtig zur Gesprächsführung verarbeitet (technisch erzwungen, siehe Anhang 2).
5.1 Synadesk bearbeitet Personendaten ausschliesslich auf dokumentierte Weisung des Kunden. Die Konfiguration im Kundenkonto (aktivierte Fähigkeiten, verbundene Systeme, Wissensbasis, Kill-Switches) gilt als Weisung.
5.2 Hält Synadesk eine Weisung für rechtswidrig, informiert sie den Kunden unverzüglich und darf die Ausführung aussetzen, bis die Weisung bestätigt oder geändert ist.
Synadesk stellt sicher, dass alle mit der Bearbeitung befassten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind und Personendaten nur bearbeiten, soweit es ihre Aufgabe erfordert (Rollen- und Rechtekonzept nach Anhang 2).
7.1 Synadesk trifft die in Anhang 2 beschriebenen Massnahmen. Sie entsprechen dem Stand der Technik und dem Risiko der Bearbeitung.
7.2 Synadesk darf die Massnahmen weiterentwickeln, solange das Schutzniveau nicht unterschritten wird.
8.1 Der Kunde erteilt die allgemeine Genehmigung zum Beizug der in Anhang 1 aufgeführten Unterauftragsbearbeiter.
8.2 Synadesk verpflichtet Unterauftragsbearbeiter schriftlich auf ein Datenschutzniveau, das dieser Vereinbarung entspricht, und bleibt für deren Leistungen verantwortlich wie für eigene.
8.3 Änderungsmitteilung: Synadesk informiert den Kunden mindestens 30 Tage vor dem Einsatz neuer oder dem Wechsel bestehender Unterauftragsbearbeiter (per E-Mail an die Konto-Adresse oder im Kundenkonto). Der Kunde kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen; findet sich keine zumutbare Lösung, darf jede Partei den betroffenen Leistungsteil auf den Änderungszeitpunkt hin kündigen.
8.4 Vom Kunden beigebrachte Systeme (z. B. Microsoft Bookings/Graph, Google Calendar): Verbindet der Kunde eigene Systeme mit Synadesk, übermittelt Synadesk Daten auf Weisung des Kunden an diese Systeme. Der jeweilige Anbieter ist insoweit kein Unterauftragsbearbeiter von Synadesk; massgeblich ist das Vertragsverhältnis des Kunden mit diesem Anbieter.
9.1 Die Bearbeitung erfolgt in der Schweiz und in der EU (Datenbank, Speicher, Mail: EU; Telefonie-Zuführung: Schweiz).
9.2 Für die KI-Sprachverarbeitung werden Gesprächsinhalte an Anbieter mit möglicher Verarbeitung in den USA übermittelt (Anhang 1). Grundlage sind die vom EDÖB anerkannten EU-Standardvertragsklauseln (2021) mit den für die Schweiz erforderlichen Anpassungen, wie sie in den Datenverarbeitungsvereinbarungen der jeweiligen Anbieter enthalten sind.
10.1 Laufende Löschung: Gesprächs-, Nachrichten- und Buchungsdaten unterliegen einer 90-Tage-Aufbewahrung; ein täglicher Löschlauf entfernt Inhalte und Zuordnungsfelder nach Fristablauf (Details Anhang 2). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten.
10.2 Vertragsende: Bei Kontoschliessung wird das Konto gesperrt und die Löschung aller Kundendaten wird automatisch eingeleitet; sie erfolgt nach Ablauf von 30 Tagen (Karenzfrist für Reaktivierung und Datenexport). Der Kunde kann seine Daten vor Ablauf über die Export-Funktionen des Kundenkontos herausverlangen.
10.3 Kopien bei Unterauftragsbearbeitern werden im Rahmen von deren dokumentierten Löschzyklen entfernt; beim Sprachkanal-Anbieter löscht Synadesk Transkripte aktiv spätestens nach rund 7 Tagen (Anhang 2).
11.1 Betroffenenrechte: Synadesk unterstützt den Kunden bei Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschbegehren mit den eingebauten Werkzeugen (Such-, Export- und Löschfunktionen je betroffene Person im Kundenkonto). Wendet sich eine betroffene Person direkt an Synadesk, leitet Synadesk das Begehren unverzüglich an den Kunden weiter.
11.2 Datenschutz-Folgenabschätzungen und Anfragen von Aufsichtsbehörden: Synadesk stellt die dafür erforderlichen Informationen über die eingesetzten Mittel und Massnahmen bereit.
Synadesk meldet dem Kunden Verletzungen der Datensicherheit, die Personendaten des Kunden betreffen, unverzüglich, spätestens innert 72 Stunden nach Kenntnisnahme, mit den zur Beurteilung nötigen Angaben (Art, betroffene Daten, mutmassliche Folgen, ergriffene Massnahmen). Die Meldung an Behörden und betroffene Personen obliegt dem Kunden als Verantwortlichem.
Synadesk verwendet Personendaten des Kunden nicht zum Training eigener oder fremder KI-Modelle und setzt Modell-Anbieter nur in Betriebsarten ein, in denen Eingaben nicht zum Training verwendet werden.
14.1 Synadesk weist die Einhaltung dieser Vereinbarung auf Anfrage nach: aktuelle TOM-Beschreibung, Subprozessorenliste, Zusammenfassungen vorhandener Prüfberichte.
14.2 Genügen die Nachweise begründeterweise nicht, kann der Kunde höchstens einmal jährlich – mit angemessener Vorankündigung, während der Geschäftszeiten und ohne Zugriff auf Daten anderer Kunden – eine Prüfung durchführen oder durch einen zur Vertraulichkeit verpflichteten Dritten durchführen lassen. Jede Partei trägt ihre eigenen Kosten.
Die Haftung richtet sich nach dem Hauptvertrag. Haftungsbeschränkungen des Hauptvertrags gelten auch für diese Vereinbarung, soweit gesetzlich zulässig.
16.1 Bei Widersprüchen geht diese Vereinbarung dem Hauptvertrag in Datenschutzfragen vor.
16.2 Es gilt Schweizer Recht. Gerichtsstand ist der Sitz der NeuraTech AG.
Stand: 28. Juli 2026. Aktuelle Fassung wird im Kundenkonto bzw. auf der Website veröffentlicht; Änderungen nach Ziff. 8.3.
| Anbieter | Zweck | Region |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hosting und Auslieferung der Plattform | EU (Frankfurt) / weltweites CDN |
| Neon (Databricks) | Datenbank | EU (Frankfurt) |
| Upstash | Zwischenspeicher, Warteschlangen | EU (Frankfurt) |
| Cloudflare | Datei-Speicher, DNS, Schutzdienste | EU (Speicher), Netz global |
| OpenAI | KI-Sprachmodell (Chat und Telefon) | USA |
| Vapi Inc. | Telefonie- und Sprachkanal-Orchestrierung; setzt seinerseits OpenAI (Sprachmodell), ElevenLabs (Sprachsynthese), Microsoft Azure (Spracherkennung) und Daily (Übertragung) ein; Sicherheitsdokumentation im Vapi Trust Center (security.vapi.ai) | EU-Cluster; Anbieter USA |
| Brevo GmbH | Transaktions-E-Mails | EU (Frankreich/Deutschland) |
| Stripe (SPEL) | Zahlungsabwicklung | EU (Irland) |
| Microsoft | Geschäftsmail, Kalender-/Buchungsanbindung (nur bei aktivierter Anbindung) | EU Data Boundary |
Vom Kunden verbundene Systeme (z. B. Microsoft Bookings, Google Calendar) sind eigene Anbieterbeziehungen des Kunden (Ziff. 8.4).
Telefonie-Zuführung (kein Unterauftragsverhältnis). Die Festnetz-Zuführung erfolgt über phonestar (Schweiz) als Fernmeldeanbieterin nach dem Fernmeldegesetz (FMG). Sie unterliegt in dieser Rolle dem Fernmeldegeheimnis und handelt in eigener Verantwortung, nicht als Unterauftragsbearbeiterin von Synadesk; die Verarbeitung findet in der Schweiz statt.
Alle Massnahmen sind implementiert und im Produktcode bzw. Betrieb nachweisbar.
Mandantentrennung. Jeder Kunde ist auf Datenbankebene isoliert (Postgres Row-Level-Security auf allen Tenant-Tabellen; erzwungen in Migrationen und Verbindungs-Setup).
Zugriffskontrolle. Rollenbasierte Berechtigungen im Kundenkonto (RBAC über Mitgliedschaften; serverseitig erzwungen); Zwei-Faktor-Authentisierung (TOTP + Backup-Codes); Break-Glass-Zugriffe nur mit Grund, Ablauf und Audit-Eintrag.
Verschlüsselung. Transportverschlüsselung (TLS/HSTS) auf allen Wegen; Speicherung bei Anbietern mit Verschlüsselung at rest; zusätzlich Envelope-Verschlüsselung für hinterlegte Zugangsdaten und Uploads (anwendungsseitiger Schlüssel).
Pseudonymisierung. Personenbezug in Logs und Auswertungen über mandanten-gesalzene Hashes; Anrufernummern werden ausschliesslich als Hash gespeichert.
Protokollierung. Append-only-Audit-Log für sicherheits- und datenrelevante Aktionen; Werkzeugaufrufe der KI sind nachvollziehbar.
Aufbewahrung und Löschung. 90-Tage-Aufbewahrungsstempel für Gespräche, Nachrichten, Buchungen und Uploads; täglicher automatischer Löschlauf inkl. aktiver Löschung von Telefon-Transkripten beim Sprachkanal-Anbieter nach spätestens rund 7 Tagen; bei Kontolöschung zusätzlich Löschung der Sprach-Assistenz beim Anbieter mit täglichem Wiederholversuch bis zur Bestätigung.
Keine Audio-Aufzeichnung. Anruf-Aufzeichnung ist deaktiviert und wird bei jeder Synchronisation technisch erzwungen (selbstheilend).
Betroffenenrechte-Werkzeuge. Eingebaute Such-, Export- und Löschfunktionen je betroffene Person (DSAR-Tooling im Kundenkonto inkl. Export-Endpunkt).
Not-Aus. Kill-Switches je Kunde, Werkzeug und Kanal – ohne Deployment wirksam; Kunden können ihre KI-Mitarbeiterin selbst pausieren; die Laufzeit erzwingt die Sperre (Chat 403, Widget 503).
Identitäts-Gate. Statusbezogene oder sensible Auskünfte erst nach Verifikation der betroffenen Person (Einmalcode).
Betriebs-Härtung. Getrennte Produktions- und Staging-Umgebungen (separate Datenbanken; Staging zugangsgeschützt); Secrets ausschliesslich als schreibgeschützte Umgebungsvariablen, nie im Code; Least-Privilege-Tokens je Dienst; Rate-Limiting; laufende Verfügbarkeits- und Konfigurations-Überwachung mit Alarmierung (Uptime-, Budget-, Drift- und Synthetic-Checks).