Separazione dei tenant, crittografia, hosting nell’UE e azioni AI tracciabili: così Synadesk protegge i dati dei Suoi clienti – con una risposta trasparente su dove vengono elaborati i contenuti delle conversazioni.
Gli accessi per il team sono senza supplemento a persona – ma non senza controllo: ruoli e diritti stabiliscono chi può gestire impostazioni, fatturazione e team, l’accesso si può proteggere con l’autenticazione a più fattori (MFA) e gli eventi rilevanti per sicurezza e protezione dei dati restano in una traccia di audit nel Cockpit.
Di ogni conversazione restano verbale e tracciabilità nel Cockpit, ricostruibili fino alla singola azione – ma nessuna registrazione audio. È una scelta, non una lacuna: può documentare ogni pratica senza archiviare le voci dei Suoi clienti.
Il widget funziona esclusivamente sui domini che Lei autorizza nell’account cliente. Chi incorpora il codice su un sito estraneo non ottiene risposta – e le azioni vincolanti richiedono inoltre la conferma esplicita del Suo visitatore.
I dati aziendali riferiti al singolo tenant sono separati da regole di accesso a livello di database; il database impone il contesto del tenant. I registri globali e le tabelle di autenticazione e partner seguono regole di accesso separate.
Trasmissione sempre via TLS. Le credenziali memorizzate per i collegamenti sono cifrate con AES-256-GCM; i file caricati risiedono in uno storage di oggetti nell’UE con crittografia at rest.
L’esercizio e l’archiviazione primaria dei dati avvengono nell’UE; i file caricati sono soggetti alla giurisdizione UE. L’elaborazione dei modelli AI e del parlato può avvenire al di fuori dell’UE – con le garanzie indicate nell’informativa sulla privacy.
Per rispondere alle conversazioni nel widget, i contenuti delle conversazioni vengono trasmessi al fornitore del modello AI; questo trattamento può avvenire al di fuori della Svizzera/UE (USA). Lo diciamo nell’informativa sulla privacy – non nascosto tra le righe in piccolo.
La Sua collaboratrice AI fornisce informazioni su stati e documenti solo dopo che la persona richiedente si è confermata con un codice monouso (OTP).
Le azioni della Sua collaboratrice AI vengono registrate in un log di audit di sola aggiunta – resta tracciabile che cosa è stato attivato e quando.
Conversazioni e messaggi hanno di regola un termine di conservazione di 90 giorni; in seguito il processo programmato rimuove contenuti e dati di attribuzione. Le prenotazioni vengono ripulite non prima di 90 giorni dalla fine dell’appuntamento, i passaggi al team 90 giorni dopo la loro creazione. I file della chat ricevono al caricamento un termine di cancellazione di 90 giorni e passano poi attraverso un processo tecnico programmato, ripetuto in caso di errore. Gli obblighi legali e i legal hold attivi per dati locali attribuibili a un visitatore possono sospendere i passaggi locali; i fornitori esterni hanno termini e processi di cancellazione propri.
Prima di ogni conversazione i visitatori vedono che stanno scrivendo con una collaboratrice AI. L’identificazione come AI è integrata in modo fisso e non può essere disattivata – nemmeno in white label.
La piattaforma è monitorata automaticamente 24 ore su 24 – con verifiche di uptime ogni 30 minuti e allarme al team operativo dopo un tentativo fallito confermato.
Il trattamento dei dati segue la legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD) e il GDPR europeo. Le categorie di destinatari, i trasferimenti all’estero e i Suoi diritti sono descritti nell’informativa sulla privacy; il contratto di trattamento dei dati (AVV), con l’elenco dei subresponsabili in allegato, è pubblico su synadesk.ai/it/avv ed è automaticamente parte integrante del contratto.